Las posibilidades de la combinación de correspondencia
Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de
documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos.
Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo
de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas,
pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.
·
Un conjunto de
etiquetas o sobres El
remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de
destino es única en cada uno de ellos.
·
Un conjunto de
cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes.
El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero
cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el
nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.
·
Un conjunto de
cupones numerados Los
cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un
número exclusivo.
*Comenzar el
proceso de combinación de correspondencia
Para iniciar el proceso de combinación de correo:
1.
Inicie Word.
Se abrirá un
documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el
paso siguiente no funcionará.
2.
En el menú Herramientas,
elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar
correspondencia.
Nota
En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia
y haga clic en el Asistente para combinar correspondencia.
Se abrirá el panel Combinación de
correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de
correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.
Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma carta con
datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos mandar ese
documento.
Se usa en las tiendas departamentales para hacer sentir al cliente parte
de la familia de la tienda, en ocasiones en los bancos con el mismo propósito.
También se les llama cartas personalizadas ya que en ellas se habla de forma
informal con el destinatario.
*Para realizar este procedimiento en Word, vamos a necesitar 3 tipos diferentes de documentos.
1.El primero es un documento con la CARTA
MODELO donde tendremos
Un machote que contará con los CAMPOS que se usarán (los datos que
Vamos a combinar) es decir el nombre genérico de cada uno de los datos.
Si tenemos NORMA por ejemplo, ese
es el NOMBRE.
2.El segundo documento es una BASE
DE DATOS donde pondremos
Todos los datos que necesitamos, si queremos mandar la misma carta
A 10, 15, 20, ó 100 personas no
importa, los datos de la cantidad de
Destinatarios estarán aquí.
3.El tercero es el DOCUMENTO
COMBINADO que la máquina genera
Para nosotros, sin embargo este es virtual y se conservará hasta
Que le asignemos un nombre nuevo.
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